INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (“GDPR”)

1. Ambito di applicazione e soggetti interessati

La presente informativa descrive i trattamenti sui dati personali svolti da BIOREP SRL, con sede in Via Olgettina, 60, 20132, Milano, in qualità di titolare autonomo, (di seguito, “BIOREP”, “Società”), nell’ambito delle attività inerenti allo svolgimento di test prenatali non invasivi – cd. NIPT – in grado di rilevare le principali anomalie cromosomiche presenti nel feto (“test NIPT”). 

Il responsabile per la protezione dei dati personali potrà essere contattato al seguente indirizzo: dpo@sapio.it. 

Le informazioni riportate di seguito e le attività descritte possono riguardarla in quanto: 

  1. dipendente della struttura sanitaria o agente incaricato dell’inserimento dei dati della Paziente, come di seguito definita;
  2. medico / ginecologo prescrivente lo svolgimento del test NIPT (“Specialista prescrivente”);
  3. paziente / gestante (“Paziente”). 

In particolare, questa informativa copre sia i trattamenti inerenti allo svolgimento del test NIPT che alle attività di registrazione e gestione dell’account sulla nostra piattaforma (“Piattaforma”), come meglio descritto nella sezione 3. Finalità del trattamento. 

2. Modalità di trattamento dei dati e loro conservazione

A seguito dell’effettuazione del test NIPT e/o della registrazione sulla Piattaforma, la informiamo che BIOREP tratterà sia i cd. dati comuni (es., dati anagrafici) che i dati rientranti nelle cd. categorie particolari (cd. dati sensibili). I suoi dati personali verranno trattati in forma scritta e/o su supporto magnetico, elettronico o telematico e con strumenti comunque automatizzati, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, in ogni caso, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

In particolare, verranno trattati i seguenti dati personali: 

  1. per il dipendente della struttura sanitaria o agente incaricato dell’inserimento dei dati della Paziente:
  • nome e cognome;
  • telefono;
  • e-mail;
  • Partita iva;
  • Indirizzo del centro;
  • credenziali di accesso alla Piattaforma (nome utente e password) e attività svolte in essa;
  1. per gli Specialisti prescriventi:
  • nome e cognome;
  • specializzazione;
  • telefono;
  • e-mail;
  • Indirizzo dello studio medico;
  • credenziali di accesso alla Piattaforma (nome utente e password) e attività svolte in essa;
  1. per la Paziente 
  • nome e cognome;
  • data di nascita;
  • telefono;
  • codice fiscale; 
  • comune di nascita;
  • indirizzo;
  • informazioni per la fatturazione;
  • credenziali di accesso alla Piattaforma (nome utente e password) e attività svolte in essa;
  • dati relativi allo stato di salute e dati genetici. In particolare, verranno trattate informazioni cliniche e indicazioni per il test per il corretto svolgimento del test NIPT.

Il prelievo, l’utilizzo dei campioni biologici e il trattamento dei cd. dati sensibili della Paziente avverranno secondo modalità che garantiscano la tutela dei suoi diritti, delle sue libertà fondamentali e della sua dignità. Le informazioni ottenute mediante l’esecuzione del Test saranno conservate a custodite nel pieno rispetto del GDPR e dei provvedimenti e autorizzazioni rilevanti dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali; la conservazione, l’utilizzo e il trasporto dei campioni biologici saranno posti in essere con modalità volte anche a garantirne la qualità, l’integrità, la disponibilità e la tracciabilità. 

I dati sensibili e i campioni biologici contenuti in elenchi, registri o banche di dati saranno trattati con l’utilizzazione di codici identificativi che li rendano temporaneamente intellegibili anche a chi è autorizzato ad accedervi e permettano di identificare gli interessati solo in caso di necessità, in modo da ridurre al minimo i rischi di conoscenza accidentale e di accesso abusivo non autorizzato.

3. Finalità e basi legali del trattamento 

BIOREP utilizzerà i suoi dati personali per le seguenti finalità:

  1. Svolgimento test NIPT: consentire a BIOREP di erogare il servizio richiesto di svolgimento del test NIPT e relativa refertazione, unitamente alla gestione delle relative attività amministrative/legali. Il trasferimento dei cd. dati sensibili potrà avvenire sia in formato cartaceo che in formato elettronico tramite l’apposito portale referti presente sulla Piattaforma. 

Il trattamento dei cd. dati comuni dello Specialista prescrivente e della Paziente verrà svolto per consentire la corretta erogazione del servizio e della prestazione richiesti. 

Il trattamento dei cd. dati sensibili della Paziente verrà svolto sulla base del suo consenso. La Paziente è libera di revocare in ogni momento il proprio consenso, senza tuttavia pregiudicare la liceità dei trattamenti svolti fino a quel momento. La revoca del consenso impedirà alla Società di eseguire il test NIPT e la successiva refertazione.

  1. Refertazione online: laddove previsto, previo rilascio di apposito consenso, la Paziente potrà ricevere e consultare il referto in modalità digitale accedendo al proprio account. 

Qualora la Paziente non rilasciasse il proprio consenso, le sarà ugualmente garantita la possibilità di ricevere il referto cartaceo presso l’indirizzo indicato.

  1. Registrazione e utilizzo della Piattaforma: consentire al dipendente di una struttura sanitaria o agente incaricato dell’inserimento dei dati della Paziente, allo Specialista prescrivente e alla Paziente la registrazione del proprio account sulla Piattaforma e la fruizione della stessa per le attività di prenotazione e gestione del test NIPT. 

Il trattamento in oggetto verrà svolto per consentire la corretta erogazione del servizio e della prestazione richiesti. 

  1. Marketing: previo rilascio dell’apposito consenso, BIOREP tratterà i cd. dati comuni per finalità di marketing e promozione, ivi incluse ricerche di mercato, realizzate dalla Società utilizzando sia modalità automatizzate di contatto (posta elettronica, sms, chiamate telefoniche senza operatore), sia modalità tradizionali di contatto (posta cartacea o chiamate telefoniche con operatore), ivi compreso l’invio di comunicazioni relative ad eventi ed iniziative promossi dalla Società.
  2. Compliance: assolvere ad obblighi di legge che impongono alla Società la raccolta e/o l’ulteriore elaborazione di determinati tipi di dati personali. 

Il trattamento per questa finalità è necessario per BIOREP al fine di assolvere eventuali obblighi di legge. Quando fornisce dei dati personali a BIOREP, questi dovranno essere trattati secondo la normativa applicabile, il che potrebbe comportare la loro conservazione e comunicazione alle Autorità per obblighi contabili, fiscali o di altra natura.

  1. Abusi/Frodi: prevenire o individuare qualsiasi abuso nell’utilizzo della Piattaforma e/o nello Svolgimento del test NIPT, o qualsiasi attività fraudolenta e dunque permettere alla Società di tutelarsi in giudizio.

Le informazioni raccolte per questa finalità saranno usate esclusivamente per prevenire e/o individuare eventuali attività fraudolente o abusi nell’utilizzo della Piattaforma e/o nello Svolgimento del test NIPT e dunque permette alla Società di tutelarsi in giudizio, sulla base del proprio legittimo interesse.

II conferimento dei suoi dati personali (sia comuni che, ove richiesto, sensibili) è necessario per le finalità di cui ai precedenti punti a), c), e) ed f) e, pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli potrà determinare l’impossibilità per la Società di fornire la prestazione richiesta. Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui ai precedenti punti b) e d) è facoltativo e, pertanto, l’eventuale rifiuto di fornirli non pregiudicherà in alcun modo la prestazione richiesta. 

4. Fonte dei dati personali 

Una volta registrato il proprio account sulla Piattaforma, lo Specialista prescrivente dovrà compilare e sottoscrivere il Modulo di richiesta del test (“Modulo”) per conto della Paziente, dando così avvio alla fase di registrazione del profilo di quest’ultima. All’interno di tale Modulo, verranno inserite dallo Specialista prescrivente le informazioni cliniche della Paziente e le indicazioni per il test. 

È altresì possibile che le informazioni sulla Paziente vengano inserite inizialmente sulla Piattaforma anche da parte del dipendente della struttura sanitaria o agente incaricato dell’inserimento dei dati della stessa.

Alternativamente, a seconda dei casi, lo Specialista prescrivente, unitamente alla struttura sanitaria di appartenenza, o il dipendente della struttura sanitaria o l’agente incaricato dell’inserimento dei dati della Paziente garantiscono la liceità della comunicazione da parte loro dei dati personali (anche sensibili) della Paziente a BIOREP.   

5. Comunicazione dei Dati Personali 

I dati personali potranno essere condivisi con i soggetti presenti indicati di seguito (i “Destinatari”):

  • soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ossia: persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a BIOREP in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria e di recupero crediti e più in generale relative alla erogazione dei servizi;
  • soggetti con i quali sia necessario interagire per lo svolgimento del test NIPT; 
  • soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica (inclusa la manutenzione degli apparati di rete e delle reti di comunicazione elettronica, della Piattaforma);
  • persone autorizzate da BIOREP al trattamento di dati personali necessario a svolgere attività strettamente correlate all’erogazione dei servizi, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. dipendenti di BIOREP);
  • società del Gruppo Sapio per finalità amministrative interne;
  • soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i suoi dati personali per finalità di Compliance, Abusi o Frodi, o per ordini delle autorità.

I dati personali non saranno trasferiti a paesi terzi fuori dall’Unione Europea. 

6. Conservazione dei dati personali 

I dati personali trattati per la finalità di Svolgimento del test NIPT e Registrazione e utilizzo della Piattaforma saranno conservati da BIOREP per il tempo strettamente necessario alle suddette finalità e per non più di 20 anni. In ogni caso, poiché tali dati personali sono trattati per fornire le prestazioni e i servizi richiesti, BIOREP potrà conservarli per un periodo maggiore, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere gli interessi della Società da possibili reclami relativi alla prestazione e ai servizi. 

I dati personali trattati per la finalità di Marketing saranno conservati da BIOREP fino a 24 mesi dal loro conferimento e, in ogni caso, entro tale lasso di tempo, fino al momento in cui revochi il suo consenso. Una volta revocato il consenso, BIOREP non utilizzerà più i suoi dati personali per tale finalità, ma potrà comunque conservarli, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere gli interessi di BIOREP da possibili reclami basati su tale trattamento. 

I dati personali trattati per la finalità di Compliance saranno conservati da BIOREP per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa applicabile. 

I dati personali trattati al fine di prevenire Abusi/Frodi saranno conservati da BIOREP per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità e dunque fino al momento in cui BIOREP sarà tenuta a conservarli per tutelarsi in giudizio a comunicare detti dati alle Autorità competenti.

7. Diritti dell’interessato 

In quanto soggetti interessati, lo Specialista prescrivente, la Paziente e il dipendente della struttura sanitaria o agente incaricato dell’inserimento dei dati della Paziente hanno il diritto di chiedere a BIOREP, in qualunque momento, scrivendo al seguente indirizzo nipt@biorep.it

  • l’accesso ai propri dati personali, (o una copia di essi), nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi;
  • la rettifica o l’aggiornamento dei propri dati personali trattati da BIOREP, laddove fossero incompleti o non aggiornati;
  • la cancellazione dei propri dati personali dai database di BIOREP;
  • la limitazione del trattamento dei propri dati personali da parte di BIOREP;
  • di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i propri dati personali che li riguardano;

nonché possono:

  • opporsi al trattamento dei propri dati personali da parte di BIOREP;
  • revocare il proprio consenso per la finalità di Marketing e per la finalità di Svolgimento del test NIPT.

In ogni caso, gli interessati hanno sempre diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) qualora ritenessero che il trattamento dei loro dati personali sia contrario alla normativa in vigore.